METODE PENGELOLAAN PROYEK BERBASISKAN TEKNOLOGI INFORMASI

Pengantar

Saat ini banyak organisasi yang ikut serta dalam berbagai proyek. Alasan diantaranya adalah, proyek merupakan metode percepatan perubahan, dan proyek dapat mengantar organisasi masuk ke budaya spesialisasi dalam bisnis moderen.

Proyek tercipta dalam berbagai bentuk dan ukuran (misalnya, mega proyek pembangunan pelabuhan udara Denver, Colorado). Proyek juga mengalami perubahan “hubungan” dimana sebelumnya manajemen proyek sangat diasosiasikan dengan manajemen operasi, kini tanpa dapat disangsikan lagi manajemen proyek mulai terkait dalam konteks sistem dan teknologi informasi.

Apa itu Proyek

Proyek merupakan ‘bagaimana menyelesaikan suatu aktivitas yang kompleks’ – misalnya proyek membangun golden gate, proyek membawa patung liberty melewati samudra atlantik, proyek memenangkan SBY, dan proyek bagaimana memangkas birokrasi di indonesia. Proyek juga suatu bagian yang sering di sebut ‘multiyear project’ . contoh, bagaimana Manchester United mengembangkan sekolah sepak bola sejak dini (mulai dari coaching, learn, improve, loan, experience) untuk menghasilkan talenta di masa depan.

Suatu proyek harus mempunyai tujuan yang jelas (definable purpose), lintas fungsional (cut across organizational lines – menarik orang-orang dari berbagai macam fungsi dan spesialisasi), dan mempunyai aktivitas yang unik (merakit mobil oleh Toyota Astra bukan lagi merupakan suatu proyek, karena kegiatan ini adalah repetitive dari proyek yang telah dimulai belasan tahun yang lalu).

Karakteristik proyek

Proyek sangat rentan akan ketidakpastian dan resiko yang tinggi. Suatu aktivitas yang baru, dengan pola ‘hour after hour’, dan selalu berkelanjutan, menjadi alasan mengapa suatu proyek sangat membutuhkan SDM dengan spesialisasi tingkat tinggi.

Sifat proyek yang paling sering terjadi adalah, proyek selalu terlambat. Misalnya, proyek bom atom rusia, atau proyek pembangunan jakarta outer ring road, proyek trans jakarta, dan proyek banjir kanal. Beberapa penyebab keterlambatan proyek adalah, proyek merupakan suatu rangkaian serial aktivitas. Jika satu aktivitas terlambat maka aktivitas lainnya akan mengalami keterlambatan. Sedangkan jika satu aktivitas lebih cepat dari jadwal, aktivitas berikutnya tetap harus mengikuti jadwal yang telah ditetapkan.

Manajemen proyek berbasiskan teknologi informasi

Mengelola proyek berbasiskan teknologi informasi nyaris sama dengan mengelola proyek pada umumnya. Hanya saja aktivitas proyek sistem informasi bersifat “tidak unik”. Proyek sistem informasi umumnya menggunakan metodologi standard seperti SDLC (system development life cycle), prototyping, ataupun model spiral.

Model SDLC (model waterfall)

Stage

Personnel

Feasibility analysis

Systems analysts, users, finance

Requirement analysis

Systems analysts, users

Product design

Systems analysts

Detailed design

Systems analysts

Coding

Programmers, Testers

Integration

Systems analysts, Programmers, Testers, System administrators

Implementation

System administrators, Testers, users

Operation & Maintenance

Maintenance

Analisis kelayakan (feasibility analysis)

Kelayakan Ekonomis (berapa perkiraan biaya studi sistem? Berapa waktu yang dimiliki oleh sistem analis?)

Kelayakan Operasional (apakah sistem tersebut bisa di operasikan setelah di-install? Apakah sistem tersebut akan dipergunakan oleh organisasi?)

Kelayakan teknis (apakah sistem memberi nilai tambah bagi organisasi? Apakah sistem yang digunakan sesuai dengan teknologi yang tersedia dalam organisasi?)

Analisis kebutuhan (requirement analysis)

Tahapan penting dari analisis kebutuhan adalah, bagaimana kita bekerja dengan end-user – untuk mengetahui kebutuhan informasi dalam organisasi, mengembangkan tujuan dari suatu sistem informasi, merancang dan evaluasi terhadap alternatif lain pengembangan sistem informasi, dan melaksanakan audit sistem informasi. Semua itu dilakukan melalui 4 (empat) tahapan:

  1. Conceptual design (mengembangkan suatu model yang menggambarkan apa yang harus dilakukan oleh sistem – seperti critical success factor, goals, kebijakan, alur produk/bisnis, serta identifikasi dan antisipasi suatu masalah)
  2. Logical design, dilakukan saat kekuatan dan kelemahan pada tingkatan conceptual design telah dipetakan. Tahapan ni dilihat dari 2 faktor:
    1. Faktor organisasi (sumberdaya, politik, dan skala prioritas)
    2. Faktor teknologi (kapabilitas sistem saat ini, data, dan SDM)
  3. Validation, untuk meyakinkan bahwa tingkat keabsahan dari kebutuhan sistem telah dilaksanakan (metode pemasukan data, rancangan keluaran/laporan, dan dampak dari proyek yang dikerjakan secara menyeluruh)
  4. Formal specification, merupakan hasil akhir dari analisis kebutuhan berupa dokumentasi, evaluasi dan feedback.

Konflik dalam pengelolaan manajemen proyek berbasis teknologi informasi

Konflik adalah bagian nyata dalam proyek sistem informasi, yang merefleksikan kurangnya kepercayaan, permusuhan, kefrustrasian, ketidaksetujuan, interference, dan emosi negatif. 4 faktor yang mengarahkan pada konflik diantaranya,

  1. Karakteristik individu. Perbedaan latar belakang secara demografis (pendidikan dan pengalaman), perbedaan peran (status, level), kebutuhan, keinginan pribadi, dan tujuan menjadi pemicu timbulnya konflik. (contoh, dalam proyek sistem informasi sering terjadi perbedaan paradigma dimana satu individu terfokus pada sisi tehnis, di lain pihak lebih terfokus pada sis non-tehnis yang lebih memiliki kandungan manajemen dan psikologis)
  2. Karakteristik team (team size/team scope). Semakin besar team, semakin tinggi heterogenitas, dan metode kepemimpinan dalam team bisa menjadi salah satu penyebab konflik.
  3. Karakteristik proyek. Tingkat tekanan (under pressure), reaksi bermusuhan, keterbatasan sumberdaya, ekspektasi (atau kriteria kesuksesan) yang terlalu tinggi, dan kurangnya dukungan manajemen puncak juga menjadi titik lahirnya konflik.
  4. Karakteristik organisasi. Konflik tercipta dilihat dari sisi budaya organisasi, bentuk (struktur organisasi), dan deskripsi pekerjaan yang tidak jelas atau trasparan.

Pemilihan suatu manajemen proyek berbasis teknologi informasi

Proses pelaksanaan manajemen proyek sistem informasi dimulai dari proposal yang di kembangkan oleh user atau manajemen. Pengukuran dari proyek sistem informasi dapat dilihat dari beberapa aspek:

  1. Intangible factors (how measure IS project? How we boost corporate image? How we increase marketing share?)
  2. Hidden outcomes (proyek terkadang menghasilkan sesuatu yang tidak pasti, dan proyek tidak pernah di anggap selesai sebelum tahap implementasi berahir)
  3. Changing nature of information technology (teknologi informasi selalu dinamis, dan beberapa proyek berbasis teknologi bahkan butuh tahunan untuk diimplementasi karena percepatan perkembangan teknologi yang mendahului proyek)

Metode evaluasi dan pemilihan suatu proyek

PV (present value) = FVn

(1+i)^n

NPV (net present value) = PVcf – PVinv

Decision Tree

EXHIBIT 01 – Case Study

Kitnam Corporation ingin membangun jaringan komunikasi yang terintegrasi dengan cabang-cabang pada tahun ini. Dengan revenue Kitnam Corporation sebesar US$ 7.5 Juta/tahun, dan $1.2 Juta/tahun untuk biaya operasional, maka diharapkan pembangunan ini akan menghemat biaya operasional dan mengalokasikannya pada keuntungan (revenue). Dewan direksi mengharapkan investasi kembali pada tahun ke-3.

Pimpinan perusahaan mempunyai 3 opsi, yaitu: membangun sendiri, menyewa konsultan, atau membeli paket software. Oleh karena itu ia mengutus Project Manager-nya untuk segera membantunya

Membangun sendiri

Dengan membangun sendiri proyek ini penghematan yang diraih berkisar antara 10% – 20% (dari biaya operasional) pertahun dengan tingkat suku bunga flat 14% p.a., dan rasio keberhasilan dan kegagalan 70:30.

Untuk merealisasikan proyek 3 bulan ini perusahaan harus menyediakan US$ 50.000 untuk pembelian perangkat lunak (software), $12.000 untuk fee konsultan, $15.000 pembelian hardware, 8 orang ahli komputer yang masing-masing dibayar $1500/bulan, dan $9000 biaya tak terduga. Selama 3 tahun berjalannya proyek ini diperlukan 2 orang staff komputer yang harus bekerja full-time dengan gaji masing-masing sebesar $2000/bulan, di tambah biaya operasional lainnya sebesar $2500/bulan (inflasi diperkirakan 6% p.a.)

Menggunakan konsultan

Mengingat keterbatasan pengetahuan akan proyek sistem informasi ini, pertimbangan memakai konsultan merupakan alternatif penting. Penghematan biaya yang akan dialokasikan kedalam keuntungan diperkirakan mencapai 15% – 25% (dari biaya operasional) pertahun dengan tingkat suku bunga flat 14% p.a., serta rasio keberhasilan dan kegagalan 90:10.

Pembelian yang harus dilakukan sama dengan membangun sendiri, akan tetapi fee konsultan yang harus dibayar adalah US$150.000, dimana konsultan sendiri yang menyediakan ahli komputer untuk menyelesaikan proyek 3 bulan ini. Selama 3 tahun ke depan Kitnam juga tetap menyediakan 2 staff komputer full time dengan gaji $2000/bulan plus biaya lainnya $2500/bulan (dengan inflasi 6% p.a.).

Membeli paket software.

Alternatif terakhir (jika terbentur waktu dan biaya) adalah dengan membeli paket software. Estimasi keuntungan hanya 5%-10% (dari biaya operasional) pertahun, dengan suku bunga flat 14% p.a., dan rasio keberhasilan dan kegagalan 50:50. Pada opsi ini biaya pembelian software dan hardware lebih murah (US$17.000 dan $8.000), serta tidak ada fee untuk konsultan. Selama 3 tahun kedepan diperlukan 2 orang staff komputer yang harus bekerja full-time dengan gaji $2000/bulan/orang, plus biaya lainnya sebesar $2500/bulan (inflasi 6% p.a.).

Sebagai Project manager, apa yang harus anda lakukan?

Solusi

Membangun Sendiri (Original)

Investasi ($)

Software 50.000

Konsultan 12.000

Hardware 15.000

Expert s (1500*8*3) 36.000

Fringes 9000

Total 112.000

Operation

Staffs (2000*2*12) 48.000

Operation (2500*12) 30.000

Total 78.000

Inflation (0.06 pa)

Year 1 78.000

Year 2 82.680

Year 3 87.641

Benefit (LOW, 0,1)

Year 1 120.000

Year 2 120.000

Year 3 120.000

Benefit (HIGH, 0,2)

Year 1 240.000

Year 2 240.000

Year 3 240.000

Net-Benefit (Low)

Year 1 = (120.000 – 78.000)

1.14^1

= 36.842

Year 2 = (120.000 – 82.640)

1.14^2

= 28.747

Year 3 = (120.000 – 87.641)

1.14^3

= 21.835

Total Net-Benefit (Low)

36.842 + 28.747 + 21.835

= 87.424

Net-Benefit (High)

Year 1 = (240.000 – 78.000)

1.14^1

= 142.105

Year 2 = (240.000 – 82.640)

1.14^2

= 121.083

Year 3 = (240.000 – 87.641)

1.14^3

= 102.806

Total Net-Benefit (Low)

142.105 + 121.083 + 102.806

= 365.994

NPV (Low)

87.424 – 112.000 = (24.576)

NPV (High)

365.994 – 112.000 = 253.994

EXPECTED VALUE

(-24.576 * 0.5) + (253.994 * 0.5)

= 114.709

FINAL EXPECTED VALUE (with Probability)

(114.709 * 0.7) – (112.000 * 0.3)

= 46.696

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: